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[20110320. Preparing PowerPoint Presentation (8) - File size]

파워포인트 파일 크기 관리: 파일이 크면 메모리도 많이 차지할 뿐만 아니라 화면전환 속도가 느려져서 둔한 presentation이 되기 쉽습니다. 컴퓨터 사양이 충분히 좋지 못하면 다운되기도 합니다. 내시경 사진은 파일 크기가 작으므로 별로 문제되지 않지만, 스캔한 영상이나 현미경으로 찍은 병리사진에서 이런 문제가 흔합니다.

간단한 시험을 해 보았습니다. Sono T3로 촬영한 2,311 KB 크기의 원본 file을 Photoshop element 2.0의 JPEG protocol을 이미지 품질 중간(5)정도로 압축하여 629K 크기의 file로 만들었습니다 (원본 대비 28.6%). PowerPoint 2002를 이용하여 두 사진을 삽입하여 만든 file의 크기를 비교하였을 때 각각 2,365 KB와 671 KB였습니다. 화질의 저하는 거의 느낄 수 없었습니다.

이처럼 큰 사진은 적절하게 압축하여 파워포인트를 만들면 무게를 줄일 수 있습니다. 아래의 예를 보면 매우 많은 내시경 사진과 몇 장의 병리사진을 포함하여 61개의 화면으로 구성된 파일의 크기가 15,952 KB였습니다. 이 정도면 어떤 사양의 컴퓨터도 문제없습니다.

다시 한번 강조하지만 파워포인트 파일 크기를 적절한 수준에서 관리해야 합니다. 파일이 지나치게 크면 관리가 어렵고, resource를 낭비할 뿐더러 파일을 보내거나 다운 받는 것도 고문입니다. Mega-byte makes mega-problem.

1시간 분량의 내시경집담회(통상 6증례) 자료 크기를 살펴보았습니다. 사진 숫자는 큰 차이가 없는데도 파일 크기는 매우 달랐습니다. 파워포인트를 만드는 사람이 이미지를 어떻게 관리하는가에 따라 큰 편차가 나옵니다.

파워포인트 만드는 방법에 대한 통일된 지침, 특히 그래픽 이미지 다루는 방법을 통일할 필요가 있습니다.


파일 크기가 12 메가인 파워포인트 파일을 열어보았습니다다. 5장의 화면으로 구성된 Powerpoint file로 11개의 내시경 사진이 포함되어 있었습니다. 이 정도의 내용은 1-2 Mega 이하면 충분합니다. 파워포인트 작성 과정에서 파일 크기에 대한 고려가 전혀 없었음을 알 수 있습니다.

간혹 다른 이름으로 저장하기 기능을 이용하면 파일 크기가 작아지는 수가 있습니다. 이유는 모릅니다. 아마도 프로그램의 기능을 위하여 임시로 설정한 기능이 정리되기 때문이 아닐까 생각하고 있습니다. 앞의 파일에 대하여 [다른 이름으로 저장하기]를 시행하였더니 file 크기가 9 메가로 줄어들었습니다. 크기가 큰 파워포인트 파일로 많은 작업을 한 경우에는 종종 [다른 이름으로 저장하기]를 실행하는 것이 좋습니다.


PDF 파일로 만들어보면 꼭 필요한 크기에 대한 감을 잡을 수 있습니다. 훌륭한 기능을 가진 무료 국산 프로그램인 ezPDF Builder 2007을 이용하여 PDF 파일로 만들어보았습니다. 무료프로그램이므로 파일 크기에 대한 옵션은 전혀 없습니다. 파일 크기는 놀랍게도 577,977 byte였습니다. Beam projector를 이용하여 presentation 하기에 전혀 문제가 없는 크기의 파일을 얻을 수 있었는데 파일 크기가 거의 1/20으로 줄어들었습니다.

필자는 종종 PDF 파일을 이용하여 presentation을 하고 있습니다. 파워포인트 팡일의 버전 문제 때문에 presentation에서 어려움을 겪는 일을 피하기 위함입니다. 동영상을 사용하지 않는 필자로서는 파워포인트보다 PDF가 더 편할 때가 많습니다. Adobe사의 acrobat에 매우 많은 option이 있습니다. 해상도를 조절하면 PDF 파일 크기가 달라집니다. 제가 사용한 버전에서 표준은 600 dpi로 설정되어 있었습니다. exPDF Builder의 표준 해상도는 확인할 수 없었습니다.

필자는 아직 파워포인트 파일에 포함된 이미지 크기를 확인할 방법을 모릅니다. 이미지를 포토샵에 copy & paste하는 방법을 시도하여 보았으나 실패하였습니다. Image를 WMF 파일로 저장하여 크기를 비교하는 방법도 시도하여 보았지만 이미지 크기를 예측할 수는 없었습니다. 이 글을 읽는 독자 중에서 답을 알고 계신 분은 연락주시면 감사하겠습니다.

그림 위에 마우스를 위치시키고 우측 버튼을 누르면 그림으로 저장하기 기능을 선택할 수 있습니다. 나는 주로 JPEG으로 저장을 한다. 그런 후에 파워포인트의 그림을 없애로 새로 저장한 그림으로 대체합니다. 이 방법으로 1,149,952 byte로 줄일 수 있었습니다.

다시 강조하지만 파워포인트 발표원고를 처음 만들 때부터 size에 대한 충분한 고려를 하는 것이 좋습니다. 소총으로 잡을 수 있는 적을 대포로 막을 필요는 없습니다 .

[Tip] 파워포인트 파일을 e-mail등으로 보내면 image 자료나 데이타에 대한 보안을 걱정해야 합니다. 파워포인트 파일을 PDF file로 만들면, 데이타에 대한 염려는 다소 줄어들지만 (그래프 만들기의 raw data를 PDF file에서 확인할 수 없다), image에 대한 우려는 없앨 수 없습니다. 파워포인트에서 PDF 파일로 인쇄를 하는 방식으로 PDF file을 만들어도 마찬가지입니다.

이러한 상황에서 권할 만한 방법은 파워포인트 화면 하나하나를 각각 저해상도의 raster graphic file로 만든 후 이를 다시 PDF file로 재구성하는 것입니다. 필자는 raster graphic file을 만들 때 color도 없애고 있습니다. 이렇게 만들어진 저해상도의 흑백 PDF file은 종이에 출력된 자료와 같다고 생각해도 좋습니다 (종이에 출력된 자료를 scan하여 PDF file로 만든 것과 거의 비슷하다고 생각해도 좋습니다).

종이에 출력된 자료에 비하여 PDF file로 만든 자료는 경제적이며 환경친화적입니다. Paperless office, paperless hospital을 만드는 중요한 출발점이 될 수 있습니다. 단 PDF 파일은 e-mail 등을 통하여 전파될 수 있으므로 보안에 있어서는 약간 취약하다는 단점은 어쩔 수 없습니다. 이 경우 PDF 파일에 암호기능을 추가하면 됩니다. Raster graphic을 이용하여 재구성한 PDF 파일은 size가 크다는 단점도 있습니다.

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